sobota 16. srpna 2014

Existuje sakriš nějaký to-do/project manager pro freelancery?

Někdy v roce 2002 jsem vlastnil Psion 5mx. Kapesní počítač, na kterém jsem si vedl seznam úkolů a krásně jsem mohl sledovat, co už mám uděláno a co mě ještě čeká. Ale navíc jsem to viděl ve formě časové osy s různými milníky a podobnými věcmi. Tj. viděl jsem na časové ose vykreslené všechny aktuální úkoly podle toho, jakou měly prioritu a kolik jsem jim nastavil odhadovaného času (který mi jejich plnění zabere).

Totiž běžný úkolníček mi umožní zapsat si úkol a k němu datum a čas. Jenže takovým úkolem může být třeba vynést koš. Což je úkol, jehož plnění mi zabere třičtvrtě minuty. A taky takovým úkolem může být třeba napsat PR článek o hypotečních úvěrech. Což je úkol, jehož plnění mi zabere několik hodin - a pozor, nemusím ho plnit v jednom kuse, ale třeba hodinu dnes, dvě hodiny zítra, dvě hodiny pozítří. Takže co potřebuju? Potřebuju si u každého úkolu nastavit nejen jeho deadline, ale i odhadovanou dobu trvání jeho plnění a potřebuju neustále vidět, kolik mám na své úkoly času a s čím už bych měl vážně pohnout.




Nyní se píše rok 2014 a já stále nenašel software, který by uměl to, co ten několikakilobajtový miniprográmek pro Psion tehdy před lety. Tento článek si házím na blog proto, abych se na něj při dalším hledání mohl odvolávat a abych měl na jednom místě sepsané funkce, které zoufale postrádám.


Jako freelancer pracuju pro více klientů, navíc mám i řadu soukromých úkolů týkajících se domácnosti nebo třeba mých zálib. A protože je moje paměť mizerná, neobejdu se bez nějaké formy zaznamenávání si všech úkolů. Píšu si skutečně úplně vše. Co nakoupit, komu zavolat, co napsat za článek, na co se na netu podívat, kdy a kam jít na schůzku a tak dále. Je toho spousta a existuje také spousta programů, kam si takové věci můžu zapisovat. Někomu stačí Google Calendar ve spojení s Google Task (mně ne), někomu vyhovuje Evernote (to mi vyhovuje pro spoustu věcí, ale zrovna pro tohle ne), někdo si oblíbil AnyDo (opět, to podstatné mi tam chybí) a mohl bych pokračovat dál. Úkolníčků jsou kvanta, pro všechny možné platformy včetně mobilních.

Jenže všechno, co jsem zatím potkal, má jednu vadu - můžu si zapsat úkol a k němu deadline a případně nějaké upomínky, ale já bych potřeboval něco dalšího:

  • vidět úkol ne jako osamělý bod v kalendáři, ale jako časovou přímku od chvíle, kdy na něm začnu dělat, až po deadline
  • napsat si ke každému úkolu jeho přibližnou časovou náročnost 
  • přizpůsobit upomínky této časové náročnosti (tj. upomínka sama přijde, když program uvidí, že se blíží deadline, já na úkolu nezačal pracovat a přitom mi to má zabrat X hodin)
  • zapisovat si k úkolu informaci, kolik už mám hotovo (s přesností řekněme na 10-20 %)
  • inteligentní řazení seznamu úkolů nejen podle deadline, ale i podle toho, kolik mám kterého úkolu hotovo a jak dlouho mi to ještě má trvat
  • mít na to deskopovou (či webovou) + mobilní aplikaci. Vzájemně synchronizované.
  • moci rozdělit úkol na podúkoly, z nichž některé budou nezávislé a některé závislé na jiných (tj. některé podúkoly musí být dokončeny, než začne práce na jiných, zatímco jiné podúkoly mohou být plněny kdykoliv)

Protože vím, že jsem na internetu a že když se na něco ptám, tak mi chodí odpovědi na to, na co se neptám, tak tu rovnou vyfrknu i pár bodů na toto téma:

  • ano, skutečně takový program potřebuju. Jinak bych se neptal. Jednak jsem zapomnětlivý, jednak mám tendenci věci odkládat. Takže potřebuju mít přehled a současně potřebuju nějaký bič, který by mě popoháněl, když už odkládám přespříliš a hrozí situace, že na odvedení práce nebudu mít dostatečnou časovou kapacitu.
  • ano, zkoušel jsem nějaké programy typu Microsoft Project. Přišly mi zbytečně složité a vhodné spíše pro profesionální manažery a projekťáky, kteří plánují práci pro týmy lidí. Já potřebuju zmanageovat jen svůj čas. Taky mi ty programy typu MS Project přišly neosobní, chladné, technické. Uvítal bych něco víc "applovského" - něco, s čím je radost pracovat, co vypadá trochu hravě.
  • řada lidí si myslí, že tím zapisováním různých podrobností strávím spoustu času, který bych mohl věnovat tomu úkolu. Je to možné. Ale já jsem prokrastik a potřebuju primárně vyřešit svůj problém s odkládáním a zapomínáním. Až tohle zvládnu, můžu se zaměřit na další osobnostní rozvoj a ubrat na tom zapisování. Momentálně je to ale dobrý deal - rád věnuju ten čas na zapisování, když se to projeví na tom, že všechnu práci, pracovní i soukromou, odevzdám včas.
  • ano, potřebuju, aby se mi to samo různě inteligentně řadilo a aby mi to samo různě inteligentně radilo. Dejme tomu, že mám jeden úkol napsat článek a jiný úkol složit píseň. A já potřebuju, abych třeba zatrhnul, že jdu právě skládat píseň, program by zkontroloval deadline ostatních úkolů a jejich časovou náročnost a aby mi buď řekl "jo, v pohodě, jdi si skládat" a nebo naopak "žádné takové, kdybys šel skládat, tak by ti už nezbylo dost času na psaní článku, takže prdlajs kvrdlajs, koukej jít datlovat článek, skládat můžeš zejtra."
 
... článek není a vlastně možná ani nikdy nebude hotový, průběžně do něj dopisuju různé věci, na které si zrovna vzpomenu...

[aktualizováno 16.8.2014, 0:30]